とある会社さんでの一コマ
「あー、今月も営業部と開発部のタイムカードの提出が遅れるそうです。締め日一昨日でしたが、抜け漏れが多くて明日の午前中まで揃わないそうです。」
「いやー、営業部と開発部、併せて50人もいるタイムカードの集計を半日でやらないといけないの？はぁ。今日も明日も残業ですね。。。」
みなさんの会社ではいかがでしょうか？今日はそんなとある会社さんへ、クラウド勤怠管理システムをご提案したい理由をお話します。
労働時間管理はどこの会社さんでも行っていると思います。その手法は様々ではないでしょうか？例えば、紙のタイムカードにタイムレコーダーで「ガチャコン」と打刻を押している方も多いのではないでしょうか。他にも出勤簿に印鑑を毎日押すタイプであったり、勤務表に勤務時間を書く等の手法で記録をしていたり、個人個人が自分の勤務時間管理情報を毎日、Excelに入力する形で管理している会社もあるかもしれません。
今あげた手法を用いて勤怠管理を行っている多くの会社さんでは、冒頭のとある会社さんのように「社員の最新の労働時間や残業時間が見えにくい」「月末に集計作業に追われる」といった課題があるのではないでしょうか。
こういったケースに非常に有効なのが、クラウド勤怠管理システムだと我々は考えています。
クラウド勤怠管理システムは一般的に、1ユーザー、1ヵ月あたり100円～500円程度のコストで導入が出来ます。初期導入費用等のコストがかからないものも多く存在します。打刻方法にこだわらなければ、PCやタブレットとインターネット、Wi-Fi環境さえあれば、設定したその日から打刻を始めることも可能です。それでは実際に、クラウド勤怠管理システムの特徴をご紹介したいと思います。
1. タイムリーな労働時間管理
前述の通り、「月末にまとめて集計する」あるいは「紙のタイムカードを使う」場合では最新の労働時間管理や残業時間の管理が難しい状況にありました。クラウド勤怠管理システムであれば、管理者がインターネットに接続可能なPCやタブレットから、社員、従業員の労働時間を把握することが可能になります。
2. 自動で有給休暇管理
また勤怠管理まわりで多くの会社さんが頭を抱えているのが、有給休暇の残数管理。「前々回付与分を消し忘れていた」「先月付与すべきだったのに忘れていた」「そもそも○○さんには何日付与だっけ？」等、手作業での管理や担当者任せの場合はそういった悩みも多くあると思います。クラウド勤怠管理システムの多くが、有給休暇の自動付与機能を備えており、事前に設定したルールに基づき、付与のアラートから期日到来分の消失まで対応しています。
3. 多彩な打刻方法
その他の特徴としては、打刻方法の多彩さです。打刻端末を設置するタイプ（10万円程度）から、PCにカードリーダーを接続するタイプ、あるいは指紋認証や顔認証といったその会社の働き方に適した打刻方法を選択できるだけでなく、冒頭に記載した通り、タブレットや個人のスマートフォン、PCで打刻することもできます。
4. データ連携に強い
そしてクラウド勤怠管理システムのイチ押しはやはりクラウドならではのデータ連携だと考えています。また機会があれば取り上げたいと思いますが、一部のクラウドの給与計算システムとの併用で、APIでのデータ連携が可能となり、ボタン操作を行うだけで勤怠データが給与計算システムに自動で連携することが可能になります。もちろん、多くのクラウド勤怠管理システムでは指定した形式でのCSVデータ出力が可能なので、現在お使いの給与計算システムが、CSVインポートに対応していればCSVデータでのデータ連携が可能です。
クラウド勤怠管理システムの導入時のハードル
正直、多くのケースでクラウド勤怠管理システムは非常に有用だと考えています。ただ、勤怠管理システムは少し調べるだけでも、とても多くの種類が存在し、「それが自社に合っているのか？」「どのツールを選択すべきなのか？」「どのように設定すれば良いのか？」「運用できるかが不安」といったご相談が私どもに多く寄せられています。自社の勤怠管理ルールが複雑であればあるほど、勤怠管理システムの事前設定も複雑化するため、「自分たちだけで導入できるか不安」「チャットやメールのサポートだけで大丈夫？」といった不安があるかもしれません。
実際、当社が過去に導入支援をさせていただいたお客様の中でも、「自社だけでの導入はちょっと難しかった」等の声が多くありました。しかし、導入後に正しく運用されている会社様では、「もう前のやり方には戻れない」といった反応をとても多くいただいております。
まとめ
クラウド勤怠管理システムは正しく運用出来れば間違いなくタイムカード管理が目に見えて効率化できるツールです。紙のタイムカードや手書きのタイムカード、Excelでの集計作業等でお困りの会社様は是非一度ご検討頂きたいツールです。
使ってみたいけど、どう検討すれば良いかわからない。ツールが多すぎてどれを選べばいいかわからない。そういったご相談があれば、ぜひ、cloverSまでお問い合わせください。
御社に最適な勤怠管理システムを一緒に考えます。
※上記ツール以外にもお取り扱いツールはございます。お気軽にご相談ください。
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